Zapytanie ofertowe

Jasny opis przedmiotu zamówienia, przejrzyste kryteria oceny ofert stwarzające równe szanse wykonawcom – tak przygotowanych zapytań ofertowych chcieliby wszyscy. Wymagań jest jednak więcej i trzeba bardzo pilnować, by dopełnić procedur i uniknąć korekt finansowych.  

Na zamówieniach publicznych łamią sobie głowę nie tylko wykonawcy, ale także zamawiający, którzy realizują projekty z dofinansowaniem unijnym. Specyficzną grupą zamówień są te objęte zasadą konkurencyjności. Przy ich realizacji nie obowiązują wprawdzie rozbudowane przepisy Prawa zamówień publicznych (Pzp), ale wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków precyzują wiele spraw w zakresie stosowania tej procedury. Musisz być uważny, by nie narazić się na zastosowanie korekt finansowych do Twojego projektu. Przykładowo odstępstwa od terminów składania ofert (minimum 7, 14 lub 30 pełnych dni w zależności od rodzaju i wartości zamówienia) mogą skutkować pomniejszeniem Twojej dotacji o 2% wartości. Przy milionowych kwotach dofinansowania korekta może więc wynosić kilkadziesiąt tysięcy złotych. Pomniejszoną dotację będziesz musiał uzupełnić z własnych środków. Lepiej więc zaoszczędzić sobie takiego problemu i wiernie stosować zasadę konkurencyjności.

Proces 

Zasady wyłożone w artykule „Uczciwa konkurencja” (nr 1/2018) pozwoliły Ci zdecydować o wyborze procedury, w której zrealizujesz zamówienie. Niezbędne było do tego określenie, jaki masz status jako zamawiający (czy obejmuje Cię ustawa Pzp), oraz oszacowanie wartości zamówienia. Jeśli zdecydowałeś, że zastosujesz procedurę zgodną z zasadą konkurencyjności, zapoznaj się z podrozdziałem 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności (pobierz plik), które obejmują wszystkie programy – zarówno krajowe, jak i regionalne. Praca nad zapytaniem ofertowym jest procesem – do pewnych rozwiązań dochodzisz już podczas szacowania wartości. Teraz ważne stają się szczegóły dotyczące sposobu realizacji zamówienia i procedura.

Jeśli solidnie przygotujesz zapytanie ofertowe, dochowasz terminów i nie naruszysz zasady konkurencyjności, nie będziesz musiał obawiać się korekty finansowej, czyli uznania wydatków za niekwalifikowalne. Ważne jest nie tylko prawidłowe przeprowadzenie procedury. Staranne przygotowanie zamówienia pozwoli wyłonić ofertę, która zagwarantuje Ci dobrego wykonawcę dostaw, robót budowlanych lub usług. Od tego zależy przecież uzyskanie zakładanych w projekcie rezultatów. Warto zatem, aby ubiegającym się o zamówienie czytelnie przedstawić warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert.

 

Podstawowe elementy zapytania ofertowego Opis przedmiotu zamówienia Należy to zrobić „w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty”. Warunki udziału w postępowaniu, a także opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia Wprawdzie stawianie warunków udziału w postępowaniu nie jest obowiązkowe, ale ich wprowadzenie daje Ci większą gwarancję, że oferty złożą wykonawcy, którzy są właściwie przygotowani do realizacji zamówienia. Sformułuj je w taki sposób, aby zapewnić uczciwą konkurencję. Wyraźnie poinformuj wykonawców, jak będziesz oceniał ich spełnienie. Kryteria oceny oferty Jednym z kryteriów musi być cena. Ale zastanów się, czy zasadne byłoby wprowadzenie dodatkowych kryteriów oceny ofert, takich jak: jakość, funkcjonalność, aspekty środowiskowe, społeczne, doświadczenie zespołu realizacyjnego itp. Informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty Kryteriom należy przypisać wagi. Gdy kryterium ceny jest jedyne, jego waga wynosi 100%. Jeśli oferenci spełniają warunki, jest jedynym czynnikiem decydującym o wyborze oferty. Warto brać pod uwagę kryteria pozacenowe, szukając równowagi między ceną a jakością, np. cena – 60%, doświadczenie zespołu – 40%. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty Opis stosowania każdego z kryteriów należy sformułować jednoznacznie i precyzyjnie, tak by każdy oferent, który dołoży należytej staranności, interpretował go w jednakowy sposób. Termin składania ofert Co najmniej 7 dni dla dostaw i usług o wartości szacunkowej niższej niż 209 tys. euro Co najmniej 14 dni dla robót budowlanych o wartości szacunkowej niższej niż 5,225 mln euro Co najmniej 30 dni • dla zamówień na roboty budowlane o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5,225 mln euro • dla zamówień o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 209 tys. euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi Termin realizacji umowy Musi umożliwiać realizację zamówienia Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych Chodzi o uniknięcie konfliktu interesów (opisują to punkty 2 i 3 podrozdziału 6.5.2 wytycznych)

 

Jeśli przewidujesz możliwość dokonywania zmian, umieść w zapytaniu ofertowym warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia. Poinformuj również wykonawców, jeśli dopuszczasz możliwość składania ofert częściowych lub wariantowych (opisz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny).

Jednoznaczność opisu 

To jedno z najważniejszych zadań przy sporządzaniu zapytania. Opisowi przedmiotu zamówienia poświęć więcej czasu. Oczywiście sformułuj go „w sposób jednoznaczny i wyczerpujący”, używaj precyzyjnych i zrozumiałych określeń. Weź pod uwagę wszystkie wymagania i okoliczności, które mogą wpłynąć na sporządzenie oferty. Wykonawcy powinni w jednakowy sposób odczytywać opis przedmiotu zamówienia. Jeśli będziesz nieprecyzyjny, wątpliwości i niedopowiedzenia w opisie przedmiotu zamówienia będą tłumaczone na korzyść wykonawcy.

Precyzyjność ma jednak swoje granice. W opisie nie możesz się odnosić do określonego wyrobu, źródeł pochodzenia, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia. Dopuszcza się wyjątek zastosowania takiego odniesienia, gdy jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia i zamawiający dopuści rozwiązanie równoważne. Oba warunki należy spełnić łącznie.

Możesz też umieścić informację o dopuszczalności powierzenia do realizacji części zamówienia podwykonawcom. Napisz, w jakim zakresie jest to możliwe. Gdy zamawiający nie skorzysta z uprawnienia do zastrzeżenia obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę niektórych części zamówienia, wykonawca będzie mógł powierzyć realizację całości zamówienia podwykonawcom.

Kryteria pozacenowe 

W przypadku procedury zgodnej z zasadą konkurencyjności cena może być jedynym kryterium oceny ofert. Rozważ jednak zastosowanie innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia. Wśród nich mogą być: jakość, funkcjonalność, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia, koszty eksploatacji oraz organizacja i kwalifikacje zawodowe. Gdy zastosujesz różne kryteria oceny ofert, cena nie musi być tym o najwyższej wadze. Powinna jednak wpływać na ocenę oferty. Przypisz takie wagi poszczególnym kryteriom, abyś uzyskał jak najkorzystniejszą ofertę na realizację zamówienia. Pamiętaj o określeniu, w jaki sposób będą przyznawane punkty za spełnienie danego kryterium.

 

Kryterium, Punktacja, Sposób przyznania punktacji za spełnienie kryterium, cena do 70 Iloraz ceny oferty najtańszej do ceny oferty badanej, mnożony przez 70. doświadczenie do 30 • brak – 0 pkt. • dostateczne (realizacja 1 usługi odpowiadającej przedmiotowi zamówienia) – 10 pkt. • duże (realizacja 2 lub 3 usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia) – 20 pkt. • bardzo duże (realizacja 4 lub więcej usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia) – 30 pkt. Wskaż, w jaki sposób zamierzasz badać doświadczenie wykonawcy.

 

Termin składania ofert 

Termin na składanie ofert w przypadku postępowania zgodnego z zasadą konkurencyjności jest uzależniony od przedmiotu i wartości zamówienia. Wynosi on co najmniej 7, 14 lub 30 dni – w zależności od wartości i rodzaju zamówienia. Należy go liczyć od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy (jest nim również sobota), termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. 7, 14 lub 30 to są pełne dni. Ważne jest zatem takie ustalenie terminu otwarcia ofert, by wykonawcy mieli przewidzianą przepisami liczbę pełnych dni na przygotowanie i złożenie ofert (zobacz przykłady).

Jerzy Gontarz